Você administra bem seu tempo?
Descubra se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões e assinale sim ou não. Seja honesto em suas respostas.
- Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda está lotada?SIM ( ) NÃO ( )
- Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?SIM ( ) NÃO ( )
- Você tem dificuldades em tomar decisões?SIM ( ) NÃO ( )
- Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento?SIM ( ) NÃO ( )
- Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas frequentemente inacabadas?SIM ( ) NÃO ( )
- Você costuma ocupar boa parte de seu dia com crises ou tarefas urgentes?SIM ( ) NÃO ( )
- Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa?SIM ( ) NÃO ( )
- Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos ou papeis?SIM ( ) NÃO ( )
- Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?SIM ( ) NÃO ( )
- Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?SIM ( ) NÃO ( )
- Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para rever os amigos?SIM ( ) NÃO ( )
- Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?SIM ( ) NÃO ( )
- Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?SIM ( ) NÃO ( )
- Você tem dificuldade em se concentrar na execução de tarefas desagradáveis ou projetos muito longo?SIM ( ) NÃO ( )
- Você tem a sensação de que os dias estão passando cada vez mais rápido e que não há nada que possa ser feito para reverter essa situação?SIM ( ) NÃO ( )
Resposta:
- Até 5 respostas afirmativas:
Muito bem! Você administra bem o seu tempo e provavelmente equilibra com eficácia suas demandas profissionais e pessoais. Entretanto sempre há onde melhorar.
- Entre 6 à 10 respostas afirmativas:
Você tem diversos hábitos e comportamentos inadequados que prejudicam sua produtividade e sua qualidade de vida. Algumas correções de percurso seriam bem-vindas.
- Entre 11 à 15 respostas afirmativas:
Sua relação com o tempo é muito complicada. Você, provavelmente, tem problemas de produtividade e, talvez, sofra de ansiedade ou estresse.
Este questionário foi retirado do site: http://www.academiadotempo.com.br/avaliacao_01.asp
O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.
Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, vai te dar os principais recursos para atingir seus objetivos.
Escrito por Renato Fridschtein
- Planejamento do tempo
Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.
- Agenda diária
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:
No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa.
No final do dia, veja tudo oque conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.
- Prioridades
É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minha prioridades:
Prazo - A primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá para fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas "pra ontem". Nesses casos eu observo:
Resultados - Procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A "Regra de Pareto" diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais barato.
Facilidade - O terceiro fator de priorização de atividade é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.
O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e resultados têm peso maior que a facilidade de execução.
Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou "quebrando" um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.
- Lista Mestra
Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz - pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:
Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.
O significado de cada coluna:
Atividade - O que deve ser feito;
Prazo - A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;
Resultados - Tente dar um nível de resultado esperado;
Facilidade - Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;
Prioridade - Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;
Completado - Nessa coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre-se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua lista mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.
- Juntando tudo
Monte a lista mestra e use-a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.
Porque vai se colocando desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor.
"Aqueles que utilizam o seu tempo da pior maneira são os primeiros a se queixar de sua brevidade".
Jean de La Bruyère, ensaísta e moralista francês (1645-1696)
"Se aproveitares bem o dia de hoje, dependerás menos do de amanhã".
Sêneca, filósofo romano (4 a.C. - 65 a.C.)
"Pense antes de fazer, planeje seu trabalho, organize-se, e só então faça".
Frederick Taylor, engenheiro norte americano (1856-1915)
"Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos!".
Albert Einstein, físico alemão (1979-1955)
"Quem não sabe administrar seu tempo não pode administrar qualquer coisa".
Peter Drucker, economista e escritor austríaco (1909-2005)
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